Los documentos que más caen en una fiscalización en Chile

Por qué caen siempre los mismos

Las multas de la Dirección del Trabajo no suelen venir por una obligación exótica que nadie conocía. Vienen por los documentos básicos, los que toda empresa sabe que tiene que tener, y fallan por tres razones que se repiten: no se hizo a tiempo, no se firmó, o venció y nadie se dio cuenta. Esta guía es la lista de los que la DT pide en prácticamente toda fiscalización y de por qué se caen.

1. Contrato de trabajo sin escriturar o sin firmar

El contrato debe constar por escrito y firmarse dentro del plazo legal desde que el trabajador empezó. Si no, la ley presume que las condiciones del contrato son las que declara el trabajador, y además hay multa. Cae porque la persona empezó un lunes «para probar» y el contrato quedó para después. Después es cuando llega la fiscalización.

2. Registro de asistencia incompleto

Sin registro de asistencia no puedes probar la jornada, y sin jornada probada todo lo que diga el trabajador sobre horas extra se presume cierto. El libro sin firmar, el reloj que dejó de funcionar, el sistema electrónico no autorizado por la DT: son la misma infracción. Y es de las que un fiscalizador detecta en cinco minutos, porque el registro debe estar en el lugar de trabajo.

3. Cotizaciones previsionales declaradas y no pagadas

Declarar sin pagar es el atajo clásico cuando la caja aprieta. El problema es que la deuda previsional aparece en el certificado F30, bloquea el F30-1 y, si el trabajador es despedido con cotizaciones impagas, el despido no produce efecto: hay que seguir pagando remuneración hasta convalidarlo (la llamada Ley Bustos). Es el documento que más caro sale cuando falla.

4. Finiquitos sin ratificar

El finiquito tiene que ser firmado y ratificado ante ministro de fe (notario, Inspección del Trabajo, o en línea en Mi DT) para tener poder liberatorio. Un finiquito firmado en la oficina y guardado en un cajón no cierra nada: el trabajador puede reclamar después y el mandante no lo acepta para el F30-1.

5. RIOHS sin entregar o sin actualizar

El reglamento existe, está remitido a la DT, y el trabajador que entró hace dos semanas no tiene copia firmada. O el reglamento es de 2021 y no incorpora el protocolo de la Ley Karin. Las dos cosas son infracción, y la segunda es la que la DT está priorizando desde agosto de 2024.

6. Documentos de seguridad sin respaldo por trabajador

• Constancia de información de riesgos (ODI) sin firma del trabajador.
• Entrega de EPP sin registro.
• Capacitaciones sin lista de asistencia firmada.
• MIPER genérica, sin fecha o de otra faena.

Todos comparten el mismo defecto: la obligación se cumplió, pero no se puede probar. Para el fiscalizador, y para el mandante, lo que no está firmado no ocurrió.

7. Documentos vencidos

Exámenes ocupacionales, licencias de conducir, certificaciones de operadores, cursos de altura o de espacios confinados, exámenes de alcohol y drogas que exige el mandante. Ninguno es difícil de obtener. Todos tienen fecha de vencimiento, y esa fecha no la mira nadie hasta que el guardia de la faena no deja entrar al trabajador. Es la causa más frecuente de rechazo en una acreditación, y la más evitable.

El patrón, y cómo salir de él

Los siete puntos son documentos por trabajador, no por empresa. Se generan cuando alguien entra, se renuevan mientras está y se cierran cuando sale. Una empresa con 40 trabajadores en tres faenas tiene varios cientos de documentos vivos, cada uno con su estado y muchos con vencimiento. Llevarlos en carpetas y en la memoria del administrativo funciona hasta la primera fiscalización o el primer estado de pago retenido.

Lo que funciona es tener un lugar donde cada trabajador tenga su lista de documentos exigidos, con estado y fecha de vencimiento, y que ese lugar te avise antes de que algo venza. Eso es exactamente lo que hace Acreditate.